Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Parasport Danmark

I Parasport Danmark behandler vi en hel del persondata, fordi det er mennesker, vi arbejder med, og mennesker, vi arbejder for. Det er en høj prioritet for os at værne om jeres privatliv og sikre jeres ret til selv at bestemme, hvad der sker med de personlige oplysninger I udlåner til og betror os. Ligesom det er vigtigt for os, at I, der er tilknyttet Parasport Danmark – det være sig ansatte, frivillige, atleter, forældre, eller andre – føler jer i gode hænder og er trygge ved at lægge jeres informationer i vores hænder.

Vi er dataansvarlige – hvordan kontakter du os

Parasport Danmark er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning og bestemmelser for EU-lande.

Vores kontaktoplysninger er:

Kontaktperson: Jan Bjørlik Hansen
Adresse: Idrættens Hus, Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby
CVR: 44 30 13 18
Mobilnr.: 21 52 53 32
Mail: gdprpost@parasport.dk
Website: www.parasport.dk

Formålet med behandlingen af personoplysninger

Vi indsamler og behandler kun personoplysninger til bestemte saglige formål. Og kun ud fra berettiget legitime interesser og i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelsesforord-ningen og nationale love på området.

Vores behandlinger af persondata sker til varetagelse af de opgaver som Parasport Danmark har som hovedorganisation for handicapidrætten og dens klubber og foreninger.

Disse opgaver er blandt andet:

• Servicering af forbundets foreninger og klubber om deres idræts aktiviteter, drift og forretning.
• Personaleadministration og regnskabsaktiviteter for eksterne parter.
• Varetagelse af PL-aktiviteter, såsom registrering i ISDMS og NSDMS
• Uddannelse af trænere, klassifikatører, øvrige officials og ledere.
• Facilitering af kursusaktiviteter for klubber og andre interessenter
• Analyseaktiviteter for specialforbund og andre interessenter.
• Udvikling af idrætsaktiviteter under Tumbling — og Rising Stars, som er projekter for nye deltagere i Parasport.
• Formidling af nyheder, information og rådgivning til Parasport Danmarks idrætsudøvere, foreninger og klubber.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Når vi behandler persondata, retter vi os efter gældende national lovgivning på området og hvad forordningen fastslår om behandlingshjemmel. Især hvad artikel 6, stk. 1(b) og stk 1(c) siger om opfyldelse af kontrakter og aftaler indgået mellem personen og dataansvarlige henholdsvis om de retslige forpligtelser det påhviler dataansvarlige at sikre bliver overholdt.

Dertil vil hjemmel til behandling af de persondata Parasport Danmark indsamler ofte basere sig på forordningens artikel 6, stk. 1(f), bedre kendt som interesseafvejningsreglen. Denne tillader behandling af personoplysninger, når den dataansvarlige forud for behandlingen har vurderet, at den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og friheder ikke vejer tungere end den dataansvarliges legitime interesse. Behandlingen kan f.eks. være en nødven-dighed for at en person vil kunne deltage i sportsaktiviteter, som denne aktivt har valgt at indgå i.

Formål og opgaver for Parasport Danmark som hovedorganisation, der står nævnt i det tidligere afsnit herom ovenfor, kan i sin helhed også anvendes til at tage interesseafvejnings-reglen til indtægt for hjemmel til vores databehandling.

Vi benytter altid krypteret mail ved behandling af følsomme persondata, så vi retter os efter, hvad databeskyttelsesforordningen foreskriver i artikel 9 stk. 2 litra b, d og til dels e om øget krav til sikkerhed i omgang hermed.
Vi efterlever forordningens artikel 10 om særlige persondata. Hvori der ikke blot dikteres, at de også omfattes af kravet om kryptering; men tillige at enten skal en offentlig myndighed udøve kontrol af disse datas behandling, eller at hjemmel til det, givet i EU-retten eller medlems-staternes nationale ret, skal stille passende garantier for registreredes rettigheder og friheds-rettigheder.

For særlige aktiviteter, hvor vi behandler fortrolige og følsomme personoplysninger, orienteres de pågældende personer eller disses værge desuden særskilt om denne specifikke behandling.

Vi behandler følgende personoplysninger om dig

Oplysninger på ledelser, ansatte og frivillige i forbundet og i klubber.
Almindelige personoplysninger som fx registrerings- og kontaktoplysninger som navn, e-mailadresse, telefonnummer, initialer/loginnavn, ansættelsesdato og stillingsbetegnelse.

Almindelige personoplysninger, der som følge af fortrolighed er tillagt en højere grad af beskyttelse (skal bl.a. mailes sikkert); fx CPR-nummer og kontonummer til lønkonto i registreredes bank. Uddannelses— og karriereoplysninger og eksamensresultater.

Oplysninger om jobansøgere, afgivet af ansøger selv.
Almindelige personoplysninger som de kontaktoplysninger mv. ansøger registreres med; fx navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse, telefonnummer. Desuden almindelige fortrolige persondata, som evt. handicap og andre oplysninger givet i CV (tidligere ansættelser, karriere etc.)

Oplysninger om klubledelse og trænere
Almindelige personoplysninger som fx kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Uddannelsesoplysninger og eksamensresultater for trænere.
Andre almindelige oplysninger om andre hverv i relation til foreningen og et eventuelt bankkontonummer.
Særlige personoplysninger, der er tillagt beskyttelse på højeste niveau: Som fx oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

Oplysninger om foreninger/klubbers kontaktpersoner og/eller kasserere
Almindelige personoplysninger som fx kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse for forbundets foreninger eller klubbers kontaktpersoner, kasserere/medlemmer til formål at kunne udøve analyseaktiviteter.

Oplysninger på kursister
Almindelige personoplysninger som kontaktoplysninger. Dertil almindelige, men fortrolige persondata som uddannelsesoplysninger og kursistens prøve— eller eksamensresultater.

Oplysninger på idrætsudøvere
Almindelige personoplysninger som fx registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, e-mailadresse, initialer/loginnavn, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, fotos mv.
Almindelige, men fortrolige persondata; fx CPR-numre, pasnumre, idrætsdata om PL-atleter mv.
Følsomme persondata, især biometriske, genetiske og relaterede til helbred; eksempelvis informationer om handicap. Idrætsdata om deltagere i idrætsarrangementer.

Brugertrafik på vores elektroniske medier
Når du bevæger dig ind på Parasport Danmarks webside; Parasport Danmark - parasport.dk, indsamler vi oplysninger om din brugeradfærd. Det sker for at kunne tilpasse og forbedre din oplevelse af hjemmesiden, herunder for at kunne tilpasse artikler, annoncer og andet indhold.

Som led i ovenstående indhenter vi følgende oplysninger om dig:

• Cookies (jf. vores cookiepolitik her)
• IP-adresser
• Adfærd på hjemmesiden

Kun de oplysninger, vi behøver for at behandle din anmodning eller for at levere en serviceydelse, indsamles. Og kun om det er påkrævet for at kunne give dig det bedst mulige svar på din forespørgsel, kan vi anmode om flere oplysninger.
Når du afgiver dit samtykke til en behandling af dine personoplysninger, indsamler vi kun de personoplysninger, som der specifikt er samtykket til.

Vi bruger aldrig dine personlige data til promovering af Parasport Danmark eller andre forbund og foreninger indenfor handicapidrætten uden først at have fået dit – eller dine forældre/værges – udtrykkelige samtykke til det.

Videregivelse af personoplysninger til eksterne modtagere

Parasport Danmark har mange samarbejdspartnere, fra vores lokale medlemsklubber, sportsskoler og til store internationale sportsorganisationer som Special Olympics og Den Internationale Paralympiske Komite (IPC). Det er ofte hensigtsmæssigt og andre gange tvingende nødvendigt for at vi kan udføre vores funktion som forbund, at kunne dele medlemmers, atleters og medarbejderes oplysninger med hinanden.

Det retlige grundlag der skal være for, at vi videregiver oplysninger om ansatte og andre; fx lønrefusioner, hertil hørende barsel til staten og kommuner, er baseret på den hjemmel, forordningen giver i artikel 6 stk. 1 c om retlig forpligtelse. Herudover påhviler det ifølge denne bl.a. Parasport Danmark at videregive oplysninger om tildeling af støtte til atleter gennem fonde.

I Danmarks databeskyttelseslov vil det i forbindelse med videregivelse af persondata til registreredes bank, pensionsselskab og/eller forsikringsselskab hovedsagelig dreje sig om §’erne 11 og 12, hvilke i forbindelse med en ansættelseskontrakt giver hjemmelen til videregivelse til dem, jf. databeskyttelsesloven § 12.

Danmarks Idrætsforbund(DIF), der varetager lønudbetalinger til Parasport Danmarks ansatte, er til det formål givet adgang til og derved selv dataansvarlig for modtagne lønoplysninger.

Hvor Parasport Danmark til sin drift og administration må forlade sig på, at en underleverandør eller samarbejdspartner løser en opgave for sig, anses persondatabehandling ifølge den hjemmel, der er givet i forordningens artikel 6 stk. 1 b, for lovlig, når den er nødvendig i forbindelse med en kontrakt. Eller hvor den finder sted for at foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for at en kontrakt indgås, kan eksekveres.

I videst mulige omfang bestræber vi os på, at der er indgået klare og opdaterede databehandleraftaler (DBA’er) med vores underleverandører og samarbejdspartnere. Og vi forsikrer os løbende om; dels at den instruks der gives i aftaleteksten efterleves. Dels at igen de som selv datansvarlige har alt juridisk på plads for korrekt f.eks. opbevaring hos egne underleverandører, der til fulde opfylder og retter sig efter de fremhævede artikler i forordningen og —paragraffer i dansk databeskyttelseslov.

Til tider er leverandøren bag bl.a. en Cloudløsning eller en systemsoftware, Parasport Danmark betjener sig af, for stor og markedstegnende til at indgå separate, signerede DBA’er. Vi kigger da i stedet efter om der på den konkrete eksterne datamodtagers hjemmeside findes og kan hentes en tilføjelse, i jura kendt som Data Protection Addendum (DPA), til de betingelser der anførtes og godkendtes, hvor pågældende service— eller softwareprodukt i sin tid toges i brug.
Hvad der i reglen indgår heri er, at pågældende (under)leverandør bedyrer og fremfører sine aktuelle tiltag til, at databehandling og sikkerhed forbliver compliant med GDPR-forordningen, og at de selv står for tilsyn med, at eventuelle egne underleverandører også gør det. DPA’et kan derved stå som en generelt gældende databehandleraftale med alle denne leverandørs abonnenter og interessenter.

F.eks. hvad angår softwaregiganten, kan vi pege på deres ’Microsoft Online Services Data Protection Addendum’s. De er dennes måde at kunne tilbyde en tilføjelse til deres standardbetingelser, som følger samme mønster og som de lokaliserer til diverse lande og med jævne mellemrum, ca. halvårligt, opdaterer og frigiver til fornyet download.

Når andre underleverandører af services og/eller softwareløsninger ikke stiller med en DPA eller tilsvarende forsikring om compliance, tyr Parasport Danmark alternativt til at tjekke om en eventuel ISAE 3000 (revisor)erklæring skulle være opført og måske lagt til download på vedkommendes hjemmeside. Det er betegnelse for en international standard, pågældende leverandør kan få certificeret, og hvormed med det kan dokumenteres, at en virksomhed efterlever GDPR for et specifikt forretningsområde. Derved udgør den på sæt og vis også et kvalitetsstempel ud mod omverdenen, der kan lignes med en generel databehandleraftale.

Ved deling af personoplysninger med vores samarbejdspartnere er vi os meget bevidste om, der i disse hyppigt indbefattes særlig følsomme persondata vedrørende data om registreredes handicap eller øvrige helbredstilstand/habitus. Når det er uundgåeligt, som ved større internationale stævner og sportsbegivenheder, hvor det er kardinalt for atleternes deltagelse, at deres indplacering i forhold til klassifikation kan videregives, sker det helt i tråd med data-forordningens artikel 6 stk. 1 a, idet vi forinden har sikret os deltagende atleters samtykke.

Parasport Danmark er desuden opmærksomme på tilfælde hvor nye eller igangværende atleter har en så lav alder, at de må have forældre eller sin værgeperson til at træffe vigtige afgørelser på deres vegne. Også da ser vi til, at samtykke indhentes fra dem til, at barnet eller den unge persons især særlige og følsomme data, hvorunder også hørende foto og video af vedkommende, må deles med eksterne modtagere ved konkurrencedeltagelse eller udøvelse af handicapsport i almindelighed.

Til indhentning af samtykke om videregivelse af persondata følger vi forordningens artikel 7, specielt stk. 1-3 om betingelser for samtykke. Heri er fastlagt, at dataansvarlig uden for tvivl skal kunne påvise registreredes samtykke til persondatadeling, herunder som givet i artikel 7 stk. 2, at det skal stå helt klart, hvad samtykke gives til.
Endelig er vi opmærksomme på, som fastlagt i stk. 3, helt fra start at informere registrerede om retten til tilbagetrækning af et samtykke. En sådan berører vel at mærke ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket inden dette blev trukket tilbage. Vi noterer os tillige, at en genbekræftelse kan komme på tale, hvis der tilkommer væsentlige ændringer i det, der førhen er givet samtykke til.

Hvor har vi dine oplysninger fra

Som udgangspunkt får vi, hvadenten som udøvende atlet i en af vores tilknyttede klubber (eller pårørende/værge til denne) eller i anden sammenhæng har en interesse i Parasport Danmark, oplysningerne fra dig selv. Men i visse tilfælde hidrører oplysninger fra tredjemand.

Det gælder samarbejdspartnere og myndigheder som:

• Anti Doping Danmark og Team Danmark.
• Offentlige myndigheder; Skatteforvaltningen og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES).
• International Paralympisk komite; herunder The IPC Sport Data Management System (ISDMS) og dets pendant, oprettet til at støtte nationale medlemmer (NPCs) af IPC i Norden, The IPC National Sport Data Management System (NSDMS).
• Øvrige eksterne aktører som fx Egmont højskolen.

Streaming, foto og video
Discipliner indenfor para-atletik og —sport er for stor del visuelle. Derfor vil benyttelse af foto og video altid være en stor og vigtig del af Parasport Danmarks kommunikation. Når Du, eller en person bemyndiget til at varetage dette, tilmelder sig til vores aktiviteter, samtykkes ved samme lejlighed til nedenstående brug af foto, video, streaming og uredigerede optagelser af de tilmeldte gymnaster, atleter og/eller trænere.

De kan tages i brug på følgende medier og til de her formål:

• Hjemmeside: www.parasport.dk og www.SO-IF.dk
• Parasport Danmark SoMe, heru. Facebook, Instagram, LinkedIn og YouTube
• Nyhedsbreve
• Pressemeddelelser
• Bannere, roll-ups og reklamestandere, opstillet ved Parasport Danmark aktiviteter
• Markedsføringsmateriale, f.eks. flyers, plakater, programmer, foreningsudsendelser, oplæg, mødematerialer, PowerPoint-præsentationer o.l.
• Annoncer i lokale medier og landsdækkende medier

Man bør i henseende til foto/video på sociale medier hæfte sig ved ansvarsfraskrivelsen nedenfor.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Foreligger der ikke andre særlige forhold, der berettiger til at beholde dem længere, skal de personoplysninger om dig, du har betroet og overgivet til Parasport Danmark, slettes, når de ikke længere er nødvendige til at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet eller på anden vis behandlet.

Til andre særlige forhold, der kan spille ind for fortsat opbevaring af de persondata der findes på en registreret, hører f.eks. stadig verserende sager og/eller uafsluttede/ikke forældede formueretlige krav. For sådan noget som garantiforpligtelser vedbliver en teoretisk risiko for, at der rejses et krav over for den dataansvarlige frem til forældelsesfristen udløber (typisk efter 3 år).

Overholdelse af bogføringslovens krav om opbevaring af regnskabsmateriale i 5 år; en allerede verserende retssag eller en legitim interesse i fortsat markedsføring tæller også som særlige forhold, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 5 stk. 1 e og artikel 17 stk. 1 a (personoplysningerne er ikke længere nødvendige til at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet eller på anden vis behandlet)

Trækkes et samtykke tilbage, eller fravælger en registreret at modtage markedsføringsmateriale, skal personens data altid slettes, hvis der ikke er et andet retsgrundlag for behandlingen.

Ansvarsfraskrivelse
Bemærk at Parasport Danmark må fraskrive sig ansvar for eventuel viderebringelse eller deling på sociale medier af billeder/video, som der ved tilmelding er givet samtykke til kan optages og anvendes, også uagtet samtykket trækkes tilbage.
Ansvarsfraskrivelse gælder for alle konkurrencer og aktiviteter Parasport Danmark afvikler, og vedrører live streaming og uredigeret video, der publiceres på bl.a. Facebook, Instagram, YouTube, hjemmesider o. lign. Følgelig kan trænere eller andre til privat brug godt have lavet optagelser af udøvere/hold.

Er du ikke tryg ved og ønsker du dermed ikke, at Parasport Danmark må benytte foto/video/streaming af dig, som er optaget i forbindelse med en af forbundets aktiviteter, kan du desværre ikke tage del i dem.

Vores formål med behandling af personoplysninger varierer, så det gør de tidsrum vi opbevarer dem i også:

Idrætsudøvere, som aspirerer til gå ind i en klub tilknyttet Parasport Danmark som nye, og følgelig via ’Ny i Parasport’ har kontaktet os med interesse og muligt ønske om at starte i en af disse, får om de ikke er fortsat som aktive indenfor 12 måneder efter denne første kontakt deres derunder afgivne persondata slettet.

Den tid en idrætsudøver er aktiv i en forening eller klub under vores forbund bevares dennes persondata.

Observér at idrætsdata om deltagere i nationale og internationale idrætsarrangementer indmeldt i IPC’s (N)SDMS håndteres og administreres af denne organisation. Dette gælder også for, hvor lang tid data om en udøver indgivet dertil gemmes; hvilket i reglen er året for pågældende konkurrence/event + et år; i alt 24 måneder. Har idrætsudøver efter de 24 måneder ikke igen tilmeldt sig et idræts-event i IPC-regi, enten sletter eller anonymiserer IPC vedkommendes personoplysninger i (N)SDMS. Det sidste kan komme på tale, hvor data benyttes ifm. statistisk o.a. forskning.

Beskyttelse af dine personoplysninger

Parasport Danmark opbevarer dine personoplysninger sikkert og fortroligt. Vi har iværksat både organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod utilsigtet eller ulovligt tab, forandring og mod adgang fra uvedkommende, misbrug eller behandling i strid med databeskyttelseslovgivningen.

Dine rettigheder

Du har efter reglerne en række særlige rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig. De er:

• Du har ret til at få adgang til dine personoplysninger
• Du har ret til at få unøjagtige personoplysninger rettet, slettet eller begrænset
• Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger

• Du kan have ret til dataportabilitet

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet, slettet eller begrænset behandlingen af dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Klage

Du har altid ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er er utilfreds med, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Vi opfordrer dig dog til først at kontakte os, så vi kan undersøge, om vi kan finde en løsning på det det, du er utilfreds med.

Ændringsdato, august 2025